Des tableaux de bord pour faciliter la gestion de son entreprise

Factory5 utilise au quotidien des tableaux de bord pour gérer l’activité de l’entreprise. Ces tableaux sont extraits de la plateforme de production développée par Odoo. L’ensemble des données de production sont récupérées, permettant de visualiser en un clin d’œil les processus en cours dans l’entreprise (ventes, état de fabrication des machines…).

« Ces tableaux nous permettent de discuter quotidiennement, avec des données à jour pour chaque équipe de l’entreprise. Processus par processus, ces tableaux nous permettent d’optimiser les processus », selon Samuel Vuadens. Ils optimisent le travail des collaborateurs. « Actuellement, nous passons peu de temps à faire de plannings pour du long terme. La majorité de nos problématiques sont réglées au jour le jour, grâce aux tableaux de bord qui tiennent en compte des problèmes qui sont arrivés depuis la veille ». Ces tableaux facilitent aussi les échanges entre les gens, entre les métiers.

Selon l’expérience de Samuel Vuadens, pour bien intégrer des tableaux de bord au sein d’une entreprise, il est important de disposer d’une personne qui comprenne bien l’organisation interne. « Cela ne s’est pas fait en un jour et certains collaborateurs ont dû amener la dynamique. La composante humaine est également à prendre en compte, au-delà des aspects techniques des tableaux de bord ».
 

Fini les e-mails et les discussions non planifiées
« Avant les tableaux de bord, on s’envoyait une multitude d’e-mails internes, on menait des discussions dans certains endroits de l’usine au fil de la journée. En fait, on ne résolvait pas grand-chose, en allant au gré du vent. Et surtout, nous n’avions pas de ligne précise pour permettre à l’équipe de se coordonner ».

La mise en place s’est faite progressivement. Nous avons eu besoin d’un appui extérieur durant quelques jours pour la mise en place des tableaux de bord et de la solution de gestion. Cet appui était spécialisé dans le développement agile. « C’est plus compliqué à mettre en place si l’impulsion vient uniquement du chef », souligne Samuel Vuadens. Mais sur le fond, il est bien de pouvoir se faire accompagner. Factory5, qui était parmi les pionniers l’a fait en grande partie tout seul. La PME travaille aujourd'hui en direct avec Odoo. « C’est faisable, notamment via les cours en ligne. Mais il est également possible d’obtenir une plateforme clé en main, pour les plus grandes PME ».  

Reste qu’il a fallu environ six mois pour convaincre l’ensemble de l’équipe de la pertinence des outils mis en place. Les outils informatiques et la logique étant en place, ces six mois ont été nécessaires pour roder les processus et faire le liant entre les équipes.
 

Mise en place abordable
Une myriade d’outils et d’applications pour toute la gestion de l’entreprise sont disponibles via la même plateforme, et de manière interconnectée. La liste des processus connectés chez Factory5 est longue : vente, site web, shop, GED, IoT, e-learning, achats, assistance, gestion de projets, comptabilité, qualité, gestion du cycle de vie, timbrage et congés, note de frais, service sur site, e-mails marketing, events, gestion, parc automobile et recrutement.

Et le tout à un prix raisonnable : Factory5 dépense aujourd’hui, pour ses 25 « utilisateurs », CHF 46.- par mois, pour tous les processus de l’entreprise. A quoi s’ajoutent des frais de recherche et de développement de nouvelles applications (entre CHF 5'000.- et CHF 10'000.- par an).

Ces tableaux de bord, et l’introduction de la plateforme de gestion ont amené un gain de productivité énorme et une vision commune dans l’entreprise. Les clients peuvent également interagir via la plateforme. « Je suis désormais plus serein pour la gestion de l’entreprise. Les données étant disponibles pour tous et très complètes, il est aisé de remonter à la source et de voir ce qui n’a pas fonctionné». Selon Samuel Vuadens, la gestion sera encore plus facile lorsque l’intelligence artificielle sera généralisée.

A propos du programme de digitalisation dans l'industrie des machines (MEM)
Favoriser la digitalisation dans l'industrie des machines (MEM) en Valais. C'est l'objectif principal du programme MEM lancé au printemps 2021 par la Fondation The Ark. Ce programme se base sur une étude réalisée en 2020 sur l'état de digitalisation des PME valaisannes. Des progrès doivent encore être accomplis dans ce domaine. Ce nouveau programme The Ark, destiné prioritairement aux PME actives dans l'industrie MEM, propose des soutiens financiers et de l'accompagnement pro-actif dans trois thématiques-phares.